3. Regnskab

3.1. Beretning

Formålet med regnskabsberetningen for SU- og VUS-systemerne er at give en redegørelse for udviklingen i bevillingsanvendelsen. Bevillingerne består dels af tilskudsbevillinger (støttebevillinger) og dels af styrelsens driftsbevilling.

Styrelsens SU-tilskudsbevillinger vedrørende stipendier og lån udgjorde i 1998 henholdsvis 6,7 mia. kr. og 1,4 mia. kr.

Styrelsen tildeler også voksenuddannelsesstøtte (VUS). Undervisningsministeriets Institutionsstyrelse har budgetansvaret for VUS-tilskudsbevillingen, hvorfor eventuelle afvigelser mellem budget og regnskab på VUS-området ikke indgår i virksomhedsregnskabet. I 1998 tildelte styrelsen ca. 133 mill. kr. i voksenuddannelsesstøtte.

Styrelsens driftsbevilling var i 1998 på ca. 80 mill. kr. Bevillingen opdeles på formål, og der redegøres for enhedsomkostninger og produktivitet. Styrelsens resultatkontrakt med Undervisningsministeriet er bygget op om 5 visioner for, hvilke mål styrelsen skal leve op til på baggrund af den bevillingsramme, der er aftalt i kontrakten. De resultater, som styrelsen primært måles på, er således de resultater, som fremgår af den kontraktafmelding, som fremgår af kap 3.5, og de i 1998 realiserede ekspeditionstider for ansøgningsskemaer og klagesager.

3.1.1. Bevillingsanvendelse og udviklingstendenser i tildelingen af SU- og VUS-støtte

SU-støtte

Inden for ungdomsuddannelserne fik 121.100 tildelt støtte, en stigning på 3,5 %. På de videregående uddannelser fik 164.400 tildelt støtte, en stigning på 4,7 %.

I 1998 blev der rejst indkomstkontrolkrav vedrørende støtteåret 1997. Antallet af støttemodtagere med krav udgjorde 4,2 % af støttemodtagerne, mod 3,8 % året før. Kravandelen steg således med ca. 10 %.

Beløbsmæssigt udgjorde stipendiekravene kun 1,4 % af de tildelte stipendier i 1997, mod 1,3 % i 1996. Lånekravene udgjorde kun 0,8 % af de tildelte lån, mod 0,7 % året før.

Nedenstående tabel viser nøgletal for tildelingen af stipendiestøtte.

VUS-støtte

Tabel 3.3 viser udviklingen i tildelingen af voksenuddannelsesstøtte fra 1996 - 1998 fordelt på refusion til arbejdsgiveren og på støtte til kursisten.

Den primære årsag til faldet på 35 % i antallet af tildelinger fra 1996 til 1998 er højkonjunkturens efterspørgsel efter arbejdskraft. Beløbsmæssigt er det tildelte beløb kun faldet med knap 5 %, hvilket skyldes udvidelsen af den maksimale støtteperiode fra 40 til 80 uger i 1997.

Drift

Styrelsen opsparede i 1998 1,0 mill. kr. i lønsum og 0,8 mill. kr. på den øvrige drift, således at styrelsens opsparing primo 1999 udgør 12,8 mill. kr.

Styrelsen står midt i en omstillingsproces. hvor styrelsen skal søge at tilpasse de fysiske rammer, IT-anvendelsen og ikke mindst personaleressourcerne til decentraliseringens krav til en øget indsats inden for informations-, udviklings-, analyse- og uddannelsesopgaverne. Opsparingen skal blandt andet anvendes til:

• en midlertidig forøgelse af bemandingen i forbindelse med udviklingen af US2000 og andre projekter
• at dække en del af udgifterne til den eksterne udvikling af US2000 og til pc anskaffelse i forbindelse med implementeringen af systemet
• bygningsistandsættelse, herunder etablering af et uddannelsescenter
• udviklingen af et SU-selvbetjeningssystem.
  

For at synliggøre indsatsen inden for de opprioriterede områder, har styrelsen i afsnit 3.3.1 (og i finansloven) fordelt driftsudgifterne på blandt andet disse nye opgavekategorier. Det fremgår her (efter finanslovens terminologi):

• at driften af SU-systemet udgjorde godt 38 % af driftsudgifterne i 1998
• at SU-information og uddannelse udgjorde ca. 8 %, evaluering af SU-systemet ca. 6 % og edb-udviklingsprojekter ca. 14 % af driftsudgifterne
• at VUS-systemet udgjorde godt 3 % af driftsudgifterne, svarende til 1,8 øre pr. støttekrone
• at styrelsens samlede driftsudgifter udgjorde ca. 0,9 øre pr. tildelt støttekrone (SU, VUS og befordringsrabat)
  

3.1.2. Nøgletal for omkostninger og produktivitet

Styrelsens omkostninger (løn og øvrig drift) udgjorde i 1998 ca. 182 kr. til tildeling, indkomstkontrol, information, uddannelse, edb udvikling og evaluering pr. SU-støttemodtager. Det var ca. 1 kr. (0,6 %) mere end i 1997.

Udgifterne til tildeling og indkomstkontrol alene udgjorde 104 kr. pr. støttemodtager, 10 kr. (8,8 %) mindre end i 1997.

Omkostningerne pr. VUS-modtager udgjorde 485 kr. i 1998, ca. 32 kr. (7,1 %) mere end i 1997.

Ser man på produktiviteten, så var den på godt 9.500 tildelingssager pr. årsværk i 1998, dvs. ca. 4,4 % flere end i 1997. I 1998 steg omfanget af de ressourcekrævende sager vedr. støtte til studier i udlandet samt til Den frie ungdomsuddannelse med henholdsvis 8 og 31 %. På denne baggrund vurderes den overordnede produktivitetsstigning på 4,4 % i 1998 at være meget tilfredsstillende.

I 1998 har styrelsen prioriteret at nedbringe sagsbehandlingsstiden for klagesager. Resultatet har jf. afsnit 3.5.2 været en væsentlig reduktion af den gennemsnitlige sagsbehandlingstid på ca. 13 dage (ca. 27 %) til ca. 34 dage.

Styrelsen har i 1998 også opprioriteret indsatsen med at inddrive misligholdt FM-gæld (for meget udbetalt støtte). Saldoen for den misligholdte gæld udgjorde kun 62 mill. kr. ultimo 1998 et fald på 88 mill. kr. (59 %) i forhold til ultimo 1997.

3.1.3. Resultater 1998

Styrelsen har i 1998 indfriet en række krav fra styrelsens resultatkontrakt, som alle sigter mod at styrke uddannelsesstedernes mulighed for i det daglige at yde støttemodtagerne en mere optimal service. Der er blandt andet tale om:

• en SU-sagsbehandleruddannelse bestående af 6 moduler for uddannelse af uddannelsesstedernes medarbejdere
• at tilbyde uddannelsesstederne opkobling til styrelsens US-system. Ultimo 1998 var 146 uddannelsessteder opkoblet, heraf var 96 uddannelsessteder med mere end 500 støttemodtagere. Der var således en dækningsgrad på ca. 60 % af alle SU-modtagere
• etableret extranettet “SU-net” for elektronisk udveksling af generel information og vejledning mellem styrelsen og de lokale SU-administrationer. Nettet blev af tekniske grunde først åbnet 1/2 1999
  

For bedre at kunne rådgive og servicere ministeren efter at styrelsen er blevet en del af Undervisningsministeriet, har styrelsen i 1998 opprioriteret analyseopgaverne og det juridiske beredskab.

Styrelsen søger at understøtte den løbende debat om uddannelsesstøtte nationalt og internationalt. Det er blandt andet sket ved følgende:

• “SU-støtte og SU-gæld 1997”
• “Virksomhedsregnskab for SU- og VUS-systemerne 1998”
• I juni 1998 afholdt styrelsen en konference om uddannelsesstøtte for de nordiske støtteadministrationer
  

Styrelsen har påbegyndt udviklingen af en ny version af styrelsens centrale edb-system (US2000) og udviklingen af et SU-selvbetjeningssystem.

3.1.4. Budgetforudsætninger og målsætninger for fremtiden

Som det fremgår af styrelsens resultatkontrakt med Undervisningsministeriet (afsnit 3.5.1) er decentraliseringsprocessen genstand for de fleste af målene for 1999. De primære mål er:

• idriftsætelse af et nyt administrativt edb-system (US2000)
• SUstyrelsen skal udarbejde et pilotprojekt for et før-SU-program inden 1.12.1999, med henblik på gennemførelsen af et før-SU-program. Den primære målgruppe er eleverne i landets afgangsklasser i folkeskole og gymnasium inden den 1.12.2000.
• Den gennemsnitlige ekspeditionstid for klagesager i SUstyrelsen må ikke overstige 40 dage, og 98% af sagerne skal være behandlet inden 100 dage ved udgangen af 2002
• 80% af SU-ansøgningsskemaerne skal være ekspederet inden 31 dage fra ansøgningen er modtaget på uddannelsesstederne. Opgøres ved udgangen af hvert år
• 80% af VUS-ansøgningsskemaerne skal være ekspederet inden 31 dage. Opgøres ved udgangen af hvert år
• Gennemførelse af adfærdsundersøgelse, der belyser den støtte- og studiemæssige adfærd hos studerende i støtteberettigende uddannelser inden 1.12.1999

Afsnit 3.5.2 viser ekspeditionstiderne for behandlingen af ansøgningsskemaer i SU- og VUS-systemerne. Styrelsen finder niveauet for ekspeditionstiderne tilfredsstillende, hvorfor målsætningen er at fastholde dette niveau selvom styrelsen løbende skal afse betydelige personaleressourcer til udviklingen af US2000 og et selvbetjeningssystem.

3.2. Regnskab og bevillinger

Driftsregnskab og bevillinger

Regnskabet for 1998 udviste et driftsoverskud på 1,8 mill. kr. (2,3 %), fordelt med 1,0 mill. kr. (2,5 %) på løn og 0,8 mill. kr. (2,0 %) på den øvrige drift.

Overskuddet på den øvrige drift skyldes primært udskudte anskaffelser og dels et behov for at opspare midler til blandt andet en midlertidig øget bemanding i forbindelse med udviklingen af US2000 og til ekstern udvikling af US2000.

Styrelsen udskriver rykkere og opsigelser på tilbagebetalingsordninger, jf. L 430 1996, § 38 og Bek. 671 1995, § 69. Styrelsen opkræver 35 kr. pr. rykker og 100 kr. pr. opsigelse. Kontoen for indtægterne fra gebyrer er på ÆFL 98 flyttet til en tilskudskonto, se tabel 3.9 Lån og genudlån.

I styrelsens resultatkontrakt med Undervisningsministeriet indgår følgende taxameterordning for styrelsens bevilling til øvrig drift:

“Styrelsens driftsbevilling reguleres med antallet af støttemodtagere. Taksten udgør 55 kr. pr. støttemodtager til dækning af udgifter til porto, papir, trykning m.v.

Taxameteret beregnes en gang om året ved udarbejdelsen af forslag til finansloven for det følgende år. Beregningen sker på grundlag af det prognosticerede antal støttemodtagere året forud (bagudvendt taxameter). Skønnet kan ved ekstraordinært store ændringer i prognosen (+/÷ 10.000 støttemodtagere) justeres ved udarbejdelsen af ÆF”.

Det akkumulerede overskud ultimo 1998 er opsparet med henblik på blandt andet:

• en midlertidig forøgelse af bemandingen i forbindelse med udviklingen af US2000 og andre projekter

• at dække en del af udgifterne til den eksterne udvikling af US2000 og til pc-anskaffelse i forbindelse med implementeringen af systemet
• bygningsistandsættelse, herunder etablering af et uddannelsescenter
• udviklingen af et SU-selvbetjeningssystem.
  

Tilskudskonti: Regnskab, bevillinger og budgetforudsætninger

Stipendie- og studielånsudgifterne for 1998 - 2002 er budgetteret på baggrund af Undervisningsministeriets årselevprognose for SU-berettigende uddannelser. For uddannelser, som ikke er dækket af prognosen, er der forudsat en uændret bestand.

Tabel 3.7 viser et merforbrug af stipendier i 1998 på 270,0 mill. kr. (3,8 %).

Som det fremgår af tabel 3.8, skyldes merforbruget en stigning i antallet af stipendieårsværk på 6.900 (3,8 %) mod en budgetteret stigning på 600 (0,3 %). Stigningen i antallet af stipendieårsværk har således været 6.300 (3,5 procentpoint) større end stigningen i Undervisningsministeriets årselevprognose.

Der kom ca. 3.100 flere stipendieårsværk end ventet på de videregående uddannelser.

De større optag på pædagogområdet og på humaniora de seneste år indebærer formentlig, at stigningen inden for årselevsprognoserne primært er sket på 1. og 2. år af uddannelserne, hvorfor årseleverne i bestandene for F og BO årene er yngre end de hidtidige bestande på disse uddannelser.

Tilbøjeligheden til at søge stipendier (støttesystemets attraktivitet) falder markant, når de studerende bliver ældre. Ved budgetteringen af FL 98 er årseleverne indregnet efter den hidtidige gennemsnitlige “lave” tilbøjelighed til at søge stipendier. Den ændrede alderssammensætning har således formentlig medført en højere SU-dækningsgrad på disse uddannelser.

Stigninger inden for eksempelvis de korte videregående uddannelser tyder på, at der løbende er studerende, som søger SU, når deres 1-årige (før 1996 også 2-årige) uddannelsesydelse ophører.

Inden for ungdomsuddannelserne udgør den uventede stigning ca. 3.800 stipendieårsværk. Det er hovedsageligt inden den frie ungdomsuddannelse, erhvervsuddannelserne og HF-enkeltfag, der har været stigninger.

Stigningen på erhvervsuddannelserne skyldes primært muligheden for at øge den SU-berettigende del af uddannelsen (skoleperioden ved handelsskolerne) med et år.

Styrelsen rejste i 1998 krav om tilbagebetaling af stipendier for 146,4 mill. kr. (indkomstkontrolkrav og afbrudskrav), hvorved indtægterne blev 4,6 mill. kr. (3 %) mindre end budgetteret på FL 98, jf. tabel 3.7.

Som det fremgår af tabel 3.7 blev indtægterne (tilskrevne renter) ca. 1,9 mill. kr. mere end budgetteret og 1,1 mill. kr. mere end i forhold til 1997-regnskabet.

Tabel 3.9 viser udgifter og indtægter i forbindelse med styrelsens lånevirksomhed. Den andel, som Finansstyrelsen administrerer, er udskilt i tabellen. Alle poster indgår dog i Undervisningsministeriets rammebevilling.

Udgifterne til lån består af udbetalte studielån (optaget efter 1.8. 1988), øvrige udlån og afskrivninger.

De tilskrevne renter på statslån (optaget før 1.8. 1988), for meget udbetalt støtte og krav vedrørende for meget udbetalt støtte bogføres som udlån og nedskrives, når gældsforholdet afdrages. Da disse udlån kun er af balancemæssig karakter, er de opgjort som øvrige udlån

Udgifterne i 1998 udgjorde 2.112,9 mill. kr., 101,2 mill. kr. (5,0 %) mere end budgetteret på FL 98. Merudlånet skyldes primært større udlån af studielån jf. bemærkningerne under stipendier.

Indtægterne udgøres af afdrag på studielån og øvrige afdrag og tilskrevne renter på studielån.

Indtægterne udgjorde i 1998 1.595,6 mill. kr., hvilket var 0,2 mill. kr. (0,0 %) mindre end budgetteret på FL 98. Afdragene på statslån blev mindre end ventet og afdragene og renterne på studielån blev større. Det skal bemærkes, at det er forbundet med en vis usikkerhed, at skønne over afdrag og betalte renter på låneordninger, som er under afvikling (statslån) henholdsvis opbygning (studielån).

For at neutralisere virkningen på Undervisningsministeriets ramme af udgifterne til studielån, bogfører styrelsen en indtægt under Genudlån, som svarer til udlån af studielån, og en udgift som svarer til afdragene på studielån.

Hensigten er, at den eneste netto-effekt på Undervisningsministeriets ramme af studielånsordningen er det rentesubsidie, der ligger i, at renten på studielån er lavere end “markedsrenten”. For at opnå denne effekt udgiftsføres en “markedsmæssig” forrentning af de udestående studielån under Genudlån. Den “markedsmæssige” forrentning også kaldet genudlånsrenten er fastsat af Finansministeriet. Genudlånsrenteudgiften udgjorde 411,1 mill. kr. i 1998.

I tabel 3.9 nederst er ministeriets nettoudgift til studielånsordningen, også kaldet udgiften til rentelettelse, anført. Udgiften hertil blev ÷ 22,4 mill. kr. i 1998, 101,4 mill. kr. mindre end budgetteret på FL 98. Mindre udgiften skyldes primært, at genudlånsrenten for 1998 endeligt blev fastsat til 4,6 % mod den på FL 98 budgetterede genudlånsrente på 5,7 %.

Beholdninger

Tabellen viser udviklingen i støttemodtagernes udestående gæld til styrelsen, fordelt på stats- og studielån og FM-gæld (IK-krav og afbrudskrav).

Saldoen på statslån (optaget før 1.8. 1988) er under afvikling, den faldt 228 mill. kr. (22 %) fra 1997 til 1998. Saldoen på studielån (optaget efter 1.8. 1988) steg 1.085 mill. kr. (12 %) og er således stadig under opbygning.

Antallet af misligholdte SU-lån steg med 1.600 (5,7 %) og med den misligholdte saldo på SU-lån steg med ca. 170 mill. kr. (31 %) i 1998. Der er således flere, som misligholder med en større gæld. I 1997 udgjorde antallet af misligholdte SU-lån 7,5 % af alle SU-lån, beløbsmæssigt udgjorde de 5,0 %. I 1998 steg andelen af misligholdte lånegældsforhold til 7,9 % og saldoen til 6,0 %.

I 1998 steg saldoen på FM-gæld med 74 mill. kr. (17 %) og saldoen på misligholdt FM-gæld faldt med 88 mill. kr. (59 %), dvs. samlet et fald i FM-gælden på 14 mill. kr. (2 %). I 1998 har færre FM-debitorer misligholdt deres gæld, og samtidig har styrelsen intensiveret inddrivelsen af misligholdt FM-gæld. Styrelsen har i 1998 (jf. resultatkontrakten) udarbejdet en FM-rapport, som nærmere redegør for inddrivelsen af FM-gælden.

Befordringsrabat (§ 20.14.41): Regnskab og bevillinger

1998 var andet år for befordringsrabatordningen. Styrelsen har refunderet 90 % af den rabat trafikselskaberne har ydet. Udgiften til denne refusion udgjorde 24,9 mill. kr. Dette indebærer, at udgiften til ordningen har vist sig at være 35,1 mill. kr. mindre end budgettet på 60,0 mill. kr. Der vil dog blive posteret for ca. 4,6 mill. kr. i regnskabet for 1999 som vedrører en sen afregning for rabat ydet i 1998. Styrelsen vil over for trafikselskaberne indskærpe, at afregningen skal ske rettidigt. Det vil blandt andet ske ved en præcisering af fristen for afregning i den nye bekendtgørelse.

3.3. Regnskab opdelt på formål

3.3.1. Driftsregnskab opdelt på formål

Nedenstående tabel viser styrelsens driftsudgifter på hovedformål.

Styrelsen indførte i 1997 en tidsregistrering blandt medarbejderne, således at årsværksforbruget på de respektive formålskategorier er opgjort. Budgettet for 1998 er fra FFL98, dvs. fra foråret 1997 og derfor ikke baseret på en tidsregistrering. Afvigelserne mellem budget og regnskab for 1998 afspejler dette forhold, samt at styrelsen opsparede 1,8 mill. kr. i 1998.

Styrelsens driftsudgifters fordeling i 1997 på hovedformål viser, at 67 % vedrørte SU-systemet, 3 % VUS-systemet og befordringsrabatordningen knap 2 %, mens de fælles hjælpefunktioner udgjorde 15 % og generel ledelse og administration 13 %.

Af de 53,3 mill. kr., der i 1998 direkte medgik i driftsudgifter til SU-systemet, blev 13 % anvendt til information og uddannelse, 22 % til udvikling, dvs. udvikling af den tekniske understøttelse af SU-sagsbehandlingen. Evaluering (herunder overvågning) af SU-systemet udgjorde 9 %.

Inden for kategorien udvikling skyldes stigningen i 1998 udviklingen af edb-systemet US2000.

Nedenstående tabel viser driftsudgifternes fordeling på såvel formål som løn og øvrig drift, samt udgifterne til det pågældende formål i forhold til den tildelte støtte.

Tildelingen af SU-støtte kostede i 1997 21,4 mill. kr. Hovedparten (53 %) var øvrige driftsudgifter, dvs. eksempelvis porto og papir. Administrationen i forbindelse med for meget udbetalt støtte (indkomstkontrol krav og afbrudskrav) udgjorde 8,3 mill. kr.

Omkostningerne til de tre edb systemer udgjorde 11,2 mill. kr. Heraf blev 8,7 mill. kr. anvendt under den øvrige drift, dvs. udgifter til systemudvikling udført af eksterne softwarehuse.

3.3.2. Enhedsomkostninger

Tallene for enhedsomkostningerne i 1996 er ikke sammenlignelige med tallene for 1997 og 1998. Tallene viser omkostningerne pr. støttemodtager inden for hver formålskategori. De 182 kr. pr. SU-støttemodtager dækker alle styrelsens udgifter i forbindelse med tildeling af støtte, indkomstkontrol, edb udvikling og evaluering af støttesystemet. I forhold til 1997 er der tale om en stigning på ca. 0,6 %. Det er udgifterne til edb udvikling og evaluering, som er steget, mens udgifterne til tildeling af støtte er faldet væsentligt. En mere effektiv drift i 1998 har således medvirket til at styrelsen har kunnet finansiere en opprioritering af evalueringsopgaven og udviklingen af nye edb systemer.

Enhedsomkostningerne steg med ca. 18 kr. pr. FM-debitor (13 %) i 1998, stigningen er en følge af at styrelsen har opprioriteret inddrivelsen af den misligholdte FM-gæld. Resultatet har været en tilfredsstillende, nemlig en halvering i antallet af FM-debitorer med misligholdt gæld og af saldoen fra 1997 til 1998 jf. tabel 3.10.

Den forholdsvis store udgift pr. VUS-støttemodtager skyldes blandt andet, at alle VUS-ansøgninger delvist skal behandles manuelt, i modsætning til SU-ansøgninger.

Enhedsomkostninger til VUS steg ca. 7 %. Selvom udgifterne til VUS var uændret 2,4 mill. kr. fra 1997 til 1998 steg enhedsomkostningerne ca. 7 %.

3.4. Produktivitet

3.4.1. Aktiviteter

Tabel 3.15 viser udviklingen i omfanget af de SU- og VUS-sager, som støttemodtagerne får behandlet, dvs. styrelsens sagsbehandlingsaktiviteter. Ikke alle aktiviteter er registreret tilbage fra 1992. Hvad angår administrationen af VUS, overtog styrelsen denne opgave pr. 1. januar 1995.

Hvad angår udviklingen i SU-tildelingssager, indkomstkontrolkrav og SU-klagesager henvises der til redegørelsen i årsberetningsdelens afsnit 2.1.2.1.

Antallet af telefonopkald (ekskl. Voice Responce) steg ca. 16 % fra 1997 til 1998, en stigning som var større end stigningen i antallet af støttemodtagere på 4 %. Tallene for 1996, 1997 og 1998 kan desværre ikke sammenlignes med tallene for årene før 1996. Det skal dog bemærkes, at en stor del af de kunder, som ringer, i stedet burde have henvendt sig til uddannelsesstedet.

Omfanget af VUS-sager er faldet ca. 9 % til 9.600 sager. Dette er formentlig en følge af højkonjunkturens efterspørgsel efter arbejdskraft.

Nedenstående tabel 3.16 viser stipendiemodtagernes fordeling i 1998 på kategorier af uddannelser og uddannelsessteder. For hver kategori er der angivet nøgletal for antallet af behandlede tildelingssager, fordelt på ansøgningsskemaer og på de delvis manuelle on-line ændringer i støttegrundlaget.

Det ses, at antallet af tildelingssager inden for de videregående uddannelser udgør 1,07 sager pr. stipendiemodtager, mod 0,94 på ungdomsuddannelserne. På de videregående uddannelser er der et større indhold af on-line sager, hvilket blandt andet skyldes, at støtteperioderne er længere end på ungdomsuddannelserne. Det fremgår af tabellen, at Den Frie Ungdomsuddannelse og studier i udlandet er de kategorier, som er mest krævende med henholdsvis 1,10 og 0,72 on-line sager pr. stipendiemodtager.

3.4.2. Produktivitet

Styrelsens årsværksforbrug fordeles i det følgende på formål og aktiviteter, således at produktiviteten (og ressourceprioriteringen) kan beregnes.

Tabellen viser antallet af sager pr. årsværk forbrugt på den pågældende opgave i 1998. Det fremgår at produktiviteten er godt 9.500 SU-tildelingssager pr. årsværk ca. 4,4 % mere end i 1997. Inden for de videregående uddannelser 8.800 sager pr. årsværk og inden for ungdomsuddannelserne 10.700. Behandlingen af sager er næsten fuldautomatisk. Ressourceforbruget er således hovedsageligt forbundet med sager, som skal behandles delvist manuelt.

Sager vedrørende støtte til studier i udlandet er væsentligt mere ressourcekrævende, blandt andet fordi styrelsen skal godkende den pågældende uddannelse som støtteberettigende og løbende skal varetage studieaktivitetskontrollen.

Den frie ungdomsuddannelse er også ressourcekrævende. Styrelsen skal her godkende individuelle uddannelsesplaner før, støtten kan tildeles.

Omfanget af de ressourcekrævende sager vedrørende støtte til studier i udlandet og til Den frie ungdomsuddannelse er steget henholdsvis 8 % og 31 %.

Den frie ungdomsuddannelse er baseret på individuelt tilrettelagte uddannelsesforløb. Den er af to til tre års varighed og består af mindst tre forskellige uddannelsesdele. Uddannelsens store frihedsgrader betyder, at sagsbehandlingen er meget tung og meget ressourcekrævende. Dertil kommer at de involverede samarbejdspartnere, uddannelsesansvarlige og studievejledere på uddannelsesstederne ikke har noget kendskab til SU-systemet i forvejen og derfor ikke er trænet i de administrative procedurer.

Produktiviteten for SU-tildelingssager er steget med 4,4 % set under ét, hvilket vurderes at være meget tilfredsstillende på baggrund af de betydelige stigninger i omfanget af de ressourcekrævende sager.

Styrelsen anvendte 3,6 årsværk til SU-klagesager i 1998, hvilket svarer til knap 7 % af de 55 årsværk styrelsen anvender på SU-systemets drift. Det store ressourceforbrug i 1998 skal ses i sammenhæng med styrelsens prioritering af sagsbehandlingen og dermed de store forbedringer af de gennemsnitlige ekspeditionstider for klagesager, som er opnået i 1998.

Det ses, at der er en væsentlig større andel af manuel sagsbehandling ved VUS-tildelinger end ved SU-tildelingssager generelt.

3.5. Resultater og mål for SU- og VUS-systemerne

3.5.1. Styrelsens resultatkontrakt med Undervisningsministeriet

Resultatkontrakten mellem SUstyrelsen og Undervisningsministeriet omfatter en rullende fireårsperiode. De resultatkrav, der har skullet opfyldes i 1998, findes således i SUstyrelsens resultatkontrakt for perioden 1998-2001. I tabellernes højre kolonne præsenteres de resultatkrav, der skal opfyldes i indeværende kontraktperiode 1999-2002.

For at sikre en fælles opfattelse af, i hvilken retning styrelsen bør udvikle sig, har styrelsen som udgangspunkt for sin resultatkontrakt anført fem visioner for de mål, som styrelsen bør nå.

Som det fremgår af tabel 3.19 - 3.23 udspringer alle resultatkrav af disse fem visioner.

3.5.2. Ekspeditionstid for SU- og VUS-ansøgningsskemaer og klagesager

SU

Til trods for en stigning i antallet af behandlede ansøgningsskemaer fra 1994 til 1998 på 30.000 (19 %) er ekspeditionstiderne løbende blevet forbedret, og havde efter styrelsens opfattelse et tilfredsstillende niveau i 1998.

 I tabel 3.25 vises hvor stor en andel af ansøgningsskemaerne, der har en ekspeditionstid på under 1 måned fordelt på udvalgte uddannelseskategorier.

Det fremgår, at 81 % af ansøgningsskemaerne i 1998 havde en behandlingstid på under 1 måned. Dette vurderes at være tilfredsstillende, idet hele 92 % af de forholdsvis ukomplicerede ansøgninger på de videregående uddannelser få førstegangsansøgninger, mange ændringsansøgninger - ekspederes inden for en måned.

Ansøgninger om støtte inden for ungdomsuddannelserne er ofte førstegangsansøgninger, som blandt andet kræver indhentning af oplysninger fra CPR-systemet og fra Told og Skat (støttemodtagernes skattekort og forældrenes indkomster). På denne baggrund vurderes det at være tilfredsstillende, at ca. 2/3 af ansøgningerne er ekspederet inden for en måned.

Ansøgninger om støtte til studier i udlandet og til Den frie ungdomsuddannelse skal alle behandles delvist manuelt og i mange tilfælde må de afvente, at styrelsen indhenter supplerende oplysninger. Den stigende sagsmængde inden for Den frie ungdomsuddannelse har medført en stigning i ekspeditionstiderne for denne type ansøgninger. Det har til trods herfor været muligt at forbedre det samlede niveau for alle ansøgningerne på 80 % i 1997 til 81 % i 1998.

 Der henvises til årsberetningsdelens afsnit 2.1.2.1 for en nærmere redegørelse for tallene i tabel 3.26 og 3.27.

VUS

Tabellen viser, at ekspeditionstiderne løbende er blevet forbedret fra 1996 til 1998. Styrelsen finder niveauet i 1998 tilfredsstillende, blandt andet fordi styrelsens behandling i en del tilfælde må afvente supplerende oplysninger.

3.6. Personale og organisation

De 285.000 SU-støttemodtagere betjenes i det daglige primært af de lokale SU-medarbejdere på de ca. 1.200 uddannelsessteder, som støttemodtagerne var indskrevet ved i 1998.

Styrelsens hovedopgave er at understøtte den lokale SU-administration og sikre, at de mange kunder får den rigtige støtte til tiden.

Nedenstående IT-oversigt over støttesystemerne viser, hvorledes styrelsen edb mæssigt understøtter sagsbehandlingen lokalt og i styrelsen. Oversigten viser også styrelsens edb samarbejde med andre offentlige myndigheder.

3.6.1. SU-personalet og organiseringen af SU-arbejdet på uddannelsesstederne

Tabel 3.29 viser den støttemæssige størrelse af de uddannelsessteder som stipendiemodtagerne er indskrevet ved.

Den store spredning i uddannelsesstedernes støttemæssige størrelse indebærer, at styrelsen i sin understøttelse af systemet må tage hensyn til uddannelsesstedernes størrelse. De ressourcer, de har til rådighed for SU-arbejdet, spiller afgørende ind, når de skal vælge, hvilken form for understøttelse de ønsker at anvende.

Universitetslovsinstitutionerne kan vælge at få et lokalt US-system (jfr. IT-oversigten). De øvrige uddannelsessteder kan vælge at blive opkoblet til styrelsens centrale US-system. Denne løsning er dog ikke hensigtsmæssig, hvis uddannelsesstedet har for få støttemodtagere.

Tabel 3.30 viser uddannelsesstedernes SU-medarbejdere fordelt på deres primære arbejdsfunktion og typen af SU-arbejdet. Tallene er baseret på en undersøgelse af 600 lokale SU-medarbejdere.

Det ses, at på uddannelsessteder, hvor SU-medarbejdernes primære arbejdsfunktion er studieadministration eller SU-administration, arbejder de fleste primært med både SU-vejledning og SU-administration. Blandt studievejlederne arbejder de fleste overvejende med SU-vejledning.

Inden for de videregående uddannelser arbejder 62 % af SU-medarbejderne med både vejledning og administration. Inden for ungdomsuddannelserne arbejder kun 43 % med både vejledning og administration. Hele 38 % arbejder her overvejende med vejledning.

3.6.2. SUstyrelsens personale og organisation

I 1998 blev undervisningsministeriet omstruktureret, hvilket har resulteret i, at styrelsens organisationsstruktur, som den fremgår af nedenstående oversigt, er blevet ændret, blandt andet ved oprettelsen af en stilling som juridisk chefkonsulent. Organisationsændringen er således en konsekvens af, at styrelsen med reference til departementet har fået ansvaret for blandt andet det lovforberedende arbejde på SU-området. 

Styrelsens personaleforbrug i de sidste 4 år fremgår af tabel 3.31.

Tabellen viser en stigning i styrelsens årsværksforbrug (netto) fra 128,7 i 1997 til 131,4 i 1998. Gennemsnitslønnen steg 2,2 % fra 1997 til 1998.

Gennemsnitsalderen steg fra 42,5 år i 1997 til 42,8 år i 1998, primært som følge af de flere ubesatte stillinger ultimo året.

Som det fremgår af tabellen udgjorde de kvindelige medarbejdere 73 % af styrelsens ansatte pr. ultimo 1998.

Styrelsen har med indførelsen af medarbejdersamtaler i 1996, sat fokus på medarbejdernes efteruddannelse.

Medarbejdernes efteruddannelse er af essentiel betydning for styrelsens omstillingsproces. Kurser vedrørende undervisning/formidling havde således et betydeligt omfang i 1997. I 1998 har kurserne været af mere faglig karakter.

Tabel 3.33 viser et fald på 125 kursusdage i 1998. Ses der bort fra kurserne i den nye officepakke og Windows 95 i 1997, er antallet af kursusdage steget med 38 kursusdage (7 %) i 1998, dvs. en fortsat opprioritering af medarbejdernes kompetenceudvikling.

Styrelsen havde i 1998 et år med et forbrug af over-/merarbejde på 0,5 % af lønsummen.

Omfanget af sygefraværsdage pr. medarbejder steg 1,7 dage til i 1998 at udgøre 9,8 dage. Næsten ¾ af styrelsens ansatte er kvinder. Stigningen i sygefraværet i 1998 bestod af en stigning på 2,8 dage blandt de kvindelige ansatte og et fald blandt mændene på 1,3 dage.

Den væsentlige stigning i sygefraværet skyldes primært flere langtidssyge.

3.7. Grønt regnskab

Styrelsen har for 1998 for første gang lavet et grønt regnskab.

Styrelsen har som overordnet mål at købe miljømærkede produkter eller handle med miljøcertificerede virksomheder. Miljøhensyn skal være en naturlig del af det daglige arbejde, hvilket tilstræbes gennem:

• Drøftelser i Samarbejdsudvalget af miljøpolitik samt handlingsplaner for miljø- og energiområdet,
• Uddannelse af de medarbejdere der dagligt varetager funktioner, hvor der er mulighed for at påvirke miljøbelastningen,
• Dialog med leverandører og producenter,
• Løbende information til og dialog med medarbejderne om aktiviteter og opnåede resultater.
  

I maj 1996 udarbejdede styrelsen en miljøhandlingsplan, hvori der blev udpeget en række indsatsområder. Der har generelt set været stor opbakning omkring de opstillede krav til miljøhensyn fra såvel styrelsens indkøbere som øvrige medarbejdere.

Indsatsområderne er følgende:

• Affald
• Edb-udstyr og kontormaskiner
• Energi-forbrug
• Papir og tryksager
• Rengøring og Kantine
• Intern information, motivation og ansvar
  

Affald

En stigende del af affaldet går til genbrug. Dette skyldes hovedsagligt, at styrelsen i 1997 indførte en konsekvent opdeling af affaldet, således at hver enkelt kontorarbejdsplads ved siden af den almindelige affaldsspand tillige har en grøn affaldsspand, hvis indhold går til genbrug.

Det er styrelsens mål, at nedsætte den samlede affaldsmængde. Dette er dog ikke lykkedes i 1998, da styrelsen har været igennem en omfattende renovering, som blandet andet har betydet store oprydningsrunder mv.

Styrelsen har indgået aftaler om miljømæssig forsvarlig bortskaffelse eller genanvendelse af øvrigt affald. Eksempelvis genbruges kasserede tonerpatroner, farvebånd mv. fra printere og kopimaskiner. Defekt eller brugt hardware går til destruktion eller genbrug hos forhandleren og brugte batterier, lyskilder mv. indsamles og afleveres på Københavns kommunes genbrugsplads.

Edb-udstyr og kopimaskiner mv.

Der stilles krav til producenterne om korrekt miljøpolitik og miljøstyring. Der stilles også krav til produkterne om fx energiforbrug, begrænset indhold af miljøbelastende stoffer og materialer, genanvendelse, bortskaffelse og emballageforbrug.

Størstedelen af styrelsens edb-udstyr, kopimaskiner mv. er blevet udskiftet, så de nye maskiner lever op til miljøkravene. De nye maskiner har alle duplex- og reduktionsfunktion, kan anvende genbrugspapir, er fremstillet af genbrugelige materialer og har monteret urstyring. Desuden har maskinerne de laveste støv- og ozon-udledninger på markedet (flere af dem er total ozonfri).

Medarbejderne motiveres til at bruge duplexfunktionen via løbende instruktion og information.

Energi- forbrug

Styrelsen har en aftale med en energikonsulent fra Københavns Belysningsvæsen. Energikonsulenten modtager løbende registreringer af energi- og vandforbruget i styrelsens bygninger og kommer med tilbagemeldinger, hvis der i en periode er udsving. Derudover udarbejder energikonsulenten én gang årligt en rapport indeholdende en vurdering af årets forbrug med forslag til besparelsesmuligheder.

Energitallene for styrelsens bygninger ser således ud:

Elforbruget er steget 4 % fra 1996 til 1997 og 7 % fra 1997 til 1998. Stigningen skyldes primært et større elforbrug til EDB-udstyr, da der er kommet flere maskiner (diske og pc’ere) samt et større køleanlæg. I 1998 kan det øgede forbrug tillige tilskrives ekstra brug af strøm i forbindelse med styrelsens ombygning. Ifølge Energimærkningen har styrelsen et forholdsvist lavt el-forbrug. Ser man på energiforbrugets miljøbelastning pr. m² (CO2-udledning) ligger styrelsen særdeles godt sammenlignet med udledningen fra ejendomme med tilsvarende anvendelse. På en skala fra A til M, hvor A står for “lav miljøbelastning og M for “høj miljøbelastning” var styrelsens el-forbrug på et C-niveau i 1997.

Styrelsen har installeret tænd- og sluk ure på alle printere og kopimaskiner. Alle PC‘ere, printere og fotokopieringsmaskiner er forsynet med standby-funktion, og der anvendes energisparepærer.

Varmeforbruget er faldet i perioden 1996-1998. Det faktuelle forbrug faldt 10% fra 1996 til 1997 (1.332 MWh), hvilket kun svarer til 4%, når der korrigeres for klimaet. Der foreligger endnu ikke tal for det klimakorrigerede vameforbrug for 1998, men det faktuelle forbrug faldt yderligere 16% fra 1997 til 1998. Generelt er bygningerne svære at varme op. I forhold til lignende ældre bygninger har styrelsens bygninger dog ifølge Energimærkningen et forholdsvist lavt varmeforbrug.

Vandforbruget har været forholdsvis lavt og stabilt i perioden.

Papir og tryksager

SUstyrelsens politik er, at der så vidt det er muligt udelukkende skal anvendes genbrugspapir.

Denne politik fra 1997 har givet et meget stort fald i forbruget af laserpapir ca. 63 % - mens forbruget af 100% genbrugspapir er steget ca. 75 % fra 1997 til 1998. Det forventes, at der om få år udelukkende anvendes genbrugspapir i SUstyrelsen, da alle printere da vil være udskiftet og lageret af “gamle” kuverter mv. vil være opbrugt.

Det samlede interne papirforbrug er faldet ca. 13 % fra 1997 til 1998. Dette fald kan forklares ud fra en større miljøbevidsthed blandt medarbejderne. Udprintninger er blevet begrænset og nye maskiner har muliggjort en lang større brug af begge sider af papiret. Samtidig er der blevet installeret nyt edb software, som muliggør en mere præcis definition af, hvad man vil have printet ud, når der testkøres mv. Der forventes et yderligere fald i papirforbrug i de kommende år, som blandt andet skal sikres ved motivation og information.

Ud over styrelsens eget interne papirforbrug, anvendtes der ca. 49 tons papir på tryksager (SU-pjecer, -håndbøger mv.) i 1997 og ca. 43 tons i 1998. Faldet på 12% skyldes primært, at basispjecerne nu laves i mindre udgave end tidligere samt en bedre lagerstyring. Alle tryksager fabrikeres i cyklus genbrugspapir.

Endelig anvendtes der i 1998 ca. 26 tons papir til giroblanketter mv., som afsendtes fra CSC, hvilket var en lille stigning fra året før grundet et stigende antal SU-modtagere.

Kontorartikler, som indeholder PVC, er blevet erstattet med mere miljøvenlige produkter (fx er kuglepenne mv. på vandbasis).

Rengøring og Kantine

I 1998 indgik styrelsen kontrakt med et nyt rengøringsfirma. I valget af firma blev der lagt vægt på, at rengøringen tilrettelægges med mindst mulig belastning af miljøet. Brug af vand og rengøringsmidler skal således være minimalt og rengøringsmidlerne skal være biologisk nedbrydelige og fri for farve og parfume. Styrelsen kræver samtidig indflydelse på valg af underleverandør af papirvarer (toiletpapir, papirhåndklæder mv.).

I 1998 har styrelsen indgået aftale med en forpagter om at starte kantinedrift i styrelsens lokaler i januar 1999. Ved valg af forpagter blev der lagt meget stor vægt på brug af økologiske råvarer. Det er således styrelsens politik, at der så vidt det er muligt anvendes 100% økologiske produkter.

Intern information, motivation og ansvar

Opmærksomheden på miljøet i styrelsen er blevet øget de forløbne år, bl.a. ved omdeling af plakater med opstilling af “ti grønne bud”, grønne affaldsspande, udmeldinger over netværket, opslag ved kopimaskinerne, uddeling af miljøpris på styrelsens skovtur osv. Dette har øget motivationen og den fælles indsats for miljøet.

3.8. Påtegning af virksomhedsregnskab

Fremlæggelse

Virksomhedsregnskabet for SU- og VUS-systemerne 1998 fremlægges i henhold til akt 82 af 4. december 1996.

Oplysningerne i dette virksomhedsregnskab giver et dækkende og retvisende billede af styrelsens drift og resultater i 1998.

København, maj 1999:

Jesper Jarmbæk
Direktør

SUstyrelsen

Påtegning

Virksomhedsregnskabet for SU- og VUS-systemerne 1998 påtegnes i overensstemmelse med ovennævnte fremlæggelse

København, maj 1999:

Henrik Nepper-Christensen
Departementschef

Undervisningsministeriet