Styrelsen for Statens Uddannelsesstøtte (styrelsen) varetager 4 administrationsområder, som består af statens uddannelsesstøtte (SU), statens voksenuddannelsesstøtte (SVU), godtgørelse til erhvervsrettet voksen- og efteruddannelse (VEU-godtgørelse) og specialpædagogisk støtte (SPS). På SU-, SVU- og VEU-områderne er der en særlig ekstern tilsynsforpligtigelse jf. SU-, SVU- og VEU-loven (med tilhørende bekendtgørelser). Styrelsen har på SU- og SVU-områderne igennem en årrække ført tilsyn med uddannelsesstederne og medadministratorerne. Strategien for styrelsens tilsynsvirksomhed på VEU-området er blevet udviklet i løbet af 2006, jf. styrelsens resultatkontrakt med Undervisningsministeriets ledelse. På SPS-området findes også en forpligtelse for styrelsen til at føre tilsyn med uddannelsesstedernes administration. Dette er dog primært relevant, hvor styrelsen har udlagt afgørelseskompetence, hvilket på nuværende tidspunkt ikke er tilfældet. Styrelsen planlægger dog i forbindelse med overtagelsen af amternes hidtidige opgaver på gymnasieskoler m.v. at udarbejde en samlet tilsynsstrategi på SPS-området i 2007.
Styrelsen har siden slutningen af 1990’erne givet flere og flere uddannelsessteder bemyndigelse til at varetage dele af SU-administrationen for egne studerende. Således bliver 81 % af støttemodtagernes SU i dag administreret decentralt på ca. 305 uddannelsessteder. På SU-området er der siden 2002 gennemført en systematisk og målrettet tilsynsvirksomhed.
Tilsynskonceptet på SU-området omfatter følgende aktivitetstyper:
Datagrundlaget for denne del af tilsynet er til stede og bruges allerede i styrelsens statistiske produktion. Der mangler imidlertid at blive udviklet nogle statistiske værktøjer, som kan danne grundlag for en systematisk statistisk overvågning i det omfang, denne skal være rettet mod det enkelte uddannelsessteds løbende administration. Det påregnes at dele af denne aktivitet udvikles i løbet af 2007.
Styrelsen indhenter oplysninger om, hvorvidt uddannelsesstederne får behandlet deres støttelister[1], selvbetjeningsansøgninger[2] og frigivelser[3] inden for en given frist. Fristen for behandlingen af støttelister er 14 dage og for selvbetjeningsansøgninger og frigivelser er den 7 dage. Uddannelsesstederne får ugentligt tilsendt et brev, hvis fristerne ikke overholdes. De uddannelsessteder, som herefter fortsat forsømmer deres forpligtigelser, bliver kontaktet telefonisk. Styrelsen kontaktede 14 uddannelsessteder i 2006, som alle efterfølgende behandlede det forsømte.
Tabellen nedenfor viser antallet af breve (rykkere), som styrelsen har sendt til de bemyndigede uddannelsessteder i 2006. Tabellen viser desuden hvor mange støttelister, selvbetjeningsansøgninger og frigivelser, der samlet mangler at blive behandlet:
Tabellerne viser lig tidligere år, at antallet af rykkere stiger i ferieperioderne, da der i disse perioder ikke er medarbejdere til at varetage SU-administrationen på uddannelsesstederne. Det store antal af selvbetjeningsansøgninger, der rykkes for i ferieperioderne, betyder ikke nødvendigvis, at de studerendes støtte ikke tildeles rettidigt, blot at der er en del selvbetjeningsansøgninger, som venter på at blive behandlet. Ofte vil ansøgningerne heller ikke kunne behandles, før de studerende er optaget på deres uddannelse. Overvågningssystemet synes fortsat at være med til at sikre, at størstedelen af uddannelsesstederne får behandlet de forskellige opgaver inden for de givne frister.
Det overordnede mål er, at styrelsen årligt indkalder 200 sager. Kriterier for hvilke sagstyper, der indkaldes, kan variere.
Styrelsen indkaldte i maj 2005 200 sager fra 20 forskellige uddannelsessteder, hvor der var truffet afgørelser om tildeling af SU med udeboendesatsen efter årsag 5 til 18-19-årige studerende i ungdomsuddannelser. Styrelsen har, på grund af opgaver i forbindelse med kommunalreformen og regeringens velfærdsudspil, ikke haft ressourcer til at færdiggøre gennemgangen af de indsendte sager og udarbejde en rapport.
Sagerne forventes at indgå i tilsynsvirksomheden for 2007.
Den overordnede målsætning er, at styrelsen årligt gennemfører 10-12 tilsynsbesøg.
Styrelsen afholdte 3 tilsynsbesøg i 2006, hvoraf 1 besøg var på et af de 12 største uddannelsessteder (som i oversigten er markeret med *). Grundet opgaver i forbindelse med kommunalreformen og regeringens velfærdsudspil har styrelsen ikke haft ressourcer til at afholde flere besøge i 2006 og har således ikke opfyldt målsætningen. Det gælder dog for alle 3 uddannelsessteder, at de er fusioner af et antal uddannelsessteder, der tidligere var selvstændige. Tilsynsbesøgende har derfor reelt været ganske omfattende.
Uddannelsesstederne blev bedt om at indsende alt materiale på et antal sager inden for områder, som vurderes vanskelige at håndtere enten forvaltningsmæssigt eller SU-fagligt. Under besøgene blev sagerne gennemgået samt tillige en række andre områder, som er vigtige i forbindelse med SU-administrationen.[4] Tilsynsbesøget følges op med en rapport, som afdækker de forskellige områder. To rapporter fra 2006 er sendt til Institutionsstyrelsen i undervisningsministeriet som led i det samarbejde, ministeriet har internt i forbindelse med tilsyn på institutionerne. Den sidste rapport oversendes til Institutionsstyrelsen, når den er endelig[5].
Markeringen i oversigten nedenfor viser, på hvilke områder styrelsen har haft bemærkninger til administrationen på de besøgte uddannelsessteder i 2006.
|
|
geografisk/ fysisk org- anisering |
Bemanding |
arkivering |
procedure for lister |
studieaktivtetskontrol |
Ekspedi-tionstid |
behandling støttelister |
behandling kontrolliste |
behandling frigivelser
|
korrekt sag ift. SU-regler |
korrekt sag ift. forv. ret |
korrekt anvendelse af US2000 |
|
* |
|
X |
|
x
|
|
x |
|
|
|
x |
x |
|
|
|
|
|
|
x |
|
x |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
x |
x |
x |
|
x |
x |
|
I forhold til de 3 besøgte uddannelsessteder var det et meget differentieret billede der tegnede sig, hvor en erhvervsskole havde en tilfredsstillende SU-administration med ganske få bemærkninger, mens en anden erhvervsskole og et voksenuddannelsescenter havde en SU-administrationen, der var en del bemærkninger til.
På SU-området er der etableret aktiviteter for 3 af de 4 områder tilsynet omfatter.
Den del af tilsynet, som dækker driftsovervågning, understøttes systemmæssigt og omfatter støttelister, selvbetjeningsansøgninger og frigivelser. Overvågningssystemet synes at være med til at sikre, at langt de fleste uddannelsesstederne fortsat får behandlet de forskellige områder inden for de givne frister.
Den del af tilsynet, som omfatter indkaldelsen af sager, er igangsat men ikke afsluttet, da styrelsen ikke har haft ressourcer til at færdiggøre gennemgangen af de indsendte sager og udarbejde en rapport. Dette skyldes opgaver i forbindelse med kommunalreformen og regeringens velfærdsudspil. Sagerne forventes at indgå i tilsynsvirksomheden for 2007.
Den del af tilsynet, som dækker tilsynsbesøg med forudgående indkaldelse af sager, har styrelsen i 2006 besøgt 2 erhvervsskoler og 1 voksenuddannelsescenter.
Som i de foregående år har der i flere tilfælde været bemærkninger til den forvaltningsretlige side af SU-administrationen, og der har på enkelte sager på specielle områder vist sig at være en ringe forståelse af SU-reglerne. Det har desuden også vist sig, at flere uddannelsessteder ikke har fulgt de procedurer, som kræves i forbindelse med behandling af støtteliste m.v. Dette er forhold som uddannelsesstederne naturligvis vil rette op på.
I det omfang, det har været muligt at vurdere, giver indkaldelsen af sager forud for tilsynsbesøgene indtryk af, at den decentrale administration foregår tilfredsstillende med hensyn til, at der ikke tildeles flere midler, end hvad der følger af reglerne på området. Det skal i denne sammenhæng tilføjes, at sagerne, som har været mangelfulde, efterfølgende i videst muligt omfang er kontrolleret.
Den tilsynsvirksomhed, der knytter sig til administrationen af Statens Voksenuddannelsesstøtte (SVU), adskiller sig på mange punkter fra den aktivitet, der er udviklet på SU-området. Dette er især foranlediget af, at det er styrelsen, der træffer afgørelser vedrørende tildeling af SVU til alle ansøgere. De eneste, der udover styrelsen træffer afgørelser, er uddannelsesstederne, der træffer afgørelser om studieaktivitet. SVU-administratorernes opgave er alene at indberette oplysningerne i ansøgningsskemaet, og senere ændringer hertil, til SVU-systemet, vejlede om SVU og opbevare ansøgningsskemaerne.
Kontoret for Voksenuddannelsesstøtte varetager tilsynsvirksomheden, som falder i 5 hovedgrupper:
En del af datagrundlaget for denne del af tilsynet er til stede og bruges allerede i styrelsens statistiske produktion. Der mangler imidlertid fortsat at blive udviklet nogle statistiske værktøjer, som kan danne grundlag for en systematisk statistisk overvågning i det omfang, denne skal være rettet mod det enkelte uddannelsessted eller administrators løbende administration. Eksempelvis vil den statistiske overvågning omhandle administratorernes ekspeditionstid for frigivelse af ansøgninger, samt uddannelsesstedernes indberetninger om studieophør/-inaktivitet på baggrund af støttekontrollister. Dette tilsynsområde videreudvikles i 2007.
Driftsovervågningen sker ved hjælp af kontrollister, som udskrives hver 7. eller 14. dag. Kontrollisterne bruges til at kontrollere, (1) at ansøgninger frigives inden for 8 dage, (2) at ansøgninger, der er markeret til særbehandling, indsendes til styrelsen inden for 8 dage, (3) at flere personer/virksomheder ikke har fået udbetalt støtte til samme konto, og (4) om der udbetales meget høje beløb.
Ad 1) Hver 14. dag kontrolleres ved hjælp af kontrollisten ”Frigiv Ansøgning”, at ansøgninger frigives inden for 8 dage. Hvis ikke, rykkes SVU-administratorerne pr. brev. Der blev i 2006 rykket for 235 sager, hvilket er en stigning på 27 sager i forhold til 2005. De 235 sager var fordelt på 35 forskellige administratorer. Generelt er der tale om relativt få sager pr. administrator, som mangler at blive frigivet (under 10). Der er dog to episoder, hvor to administratorer havde henholdsvis 48 og 34 sager liggende, som manglede frigivelse. Denne driftsovervågning suppleres for a-kassernes vedkommende af revisorernes uanmeldte besøg, hvor det også bliver afdækket, hvorvidt de pågældende sager er blevet frigivet rettidigt (se mere nedenfor).
Ad 2) Kontrollisterne ”Frigiv Ansøgning” og ”Faglært” danner grundlag for kontrollen af at ansøgninger, der er markeret til særbehandling, indsendes til styrelsen inden for 8 dage. Der kontrolleres ugentligt.
Ad 3) Efter hver udbetalingskørsel kontrolleres via kontrolliste, om flere personer/virksomheder har fået udbetalt støtte til samme konto. Denne kontrol vil med overgangen til NemKonto for både personer og virksomheder blive udfaset.
Ad 4) Hver tirsdag kontrolleres via kontrolliste, at udbetaling af særligt høje beløb er korrekt.
Uddannelsesstederne træffer afgørelse om studieaktivitet, hvilket har betydning for retten til at modtage SVU. Støttelister sendes til uddannelsesstederne efter hver støtteberegning, der foretages om fredagen, samtidig sendes der støttelisterne til arbejdsgivere.
Styrelsen udsender kvartalsvis støttekontrollister til kontrol af studieaktiviteten for de uddannelsessøgende, der modtager SVU. Uddannelsesstederne skal på baggrund heraf kontrollere, hvorvidt støttemodtagerne rent faktisk har deltaget i uddannelse i de perioder, hvor der er givet SVU. Er der uoverensstemmelse, der har relevans for tildelingen af SVU, giver uddannelsesstederne den relevante SVU-administrator besked herom. For 2006 blev der i alt udsendt 934 støttekontrollister, omfattende i alt 22.486 støttemodtagere.
Styrelsen kontrollerer ikke systematisk, hvem der forholdsmæssigt foretager flest indberetninger på baggrund af støttekontrollisterne. Styrelsen reagerer overfor uddannelsesstederne, når styrelsen skal rejse tilbagebetalingskrav af en vis størrelse pga. sen tilbagemelding ved f.eks. afbrud af uddannelsen.
Tilsynet med arbejdsløshedskassernes varetagelse af administrationen af SVU, sker på baggrund af den årlige revision, der foretages af en statsautoriseret revisor i henhold til bekendtgørelse nr. 311 af 3. maj 2001 om forvaltningsrevision af de anerkendte arbejdsløshedskassers varetagelse af opgaver ved administration af statens voksenuddannelsesstøtte (SVU).
Revisionen gennemføres ved et uanmeldt besøg, hvor der blandt andet foretages stikprøver af et antal sager. Revisionen omfatter således ikke en gennemgang af hele administrationen. Beretningen om den udførte revision indføres i revisionsprotokollen samt alle væsentlige forhold, der har givet anledning til bemærkninger. Det er på baggrund af disse bemærkninger og anbefalinger, at styrelsen laver opfølgning og retter henvendelse til hver enkel arbejdsløshedskasse.
Kontoret for Voksenuddannelsesstøtte modtog 30 revisionsprotokoller for 2006. Heraf var der ingen bemærkninger til administrationen af SVU for 25 arbejdsløshedskasser. Samlet set er der således relativt få bemærkninger til administrationen af SVU.
Bemærkningerne til arbejdsløshedskassernes administration af SVU i 2006 vedrører primært to forhold. For det første overholdelsen af 8-dages fristen for frigivelse/videresendelse af ansøgning om SVU, hvilket også var den mest gennemgående bemærkning for 2005. Overholdelsen af 8-dages fristen bliver der løbende holdt tilsyn med som en del af driftsovervågningen. For det andet mangelfulde skriftlige forretningsgange vedrørende varetagelsen af de administrative opgaver.
Alle arbejdsløshedskasser har fået en tilbagemelding fra styrelsen. Arbejdsløshedskasser med bemærkninger har fået en orientering om, at styrelsen har noteret sig revisors bemærkninger, og at styrelsen ser frem til at modtage et anmærkningsfrit protokollat for 2007. Der var ingen alvorlige bemærkninger til arbejdsløshedskassernes administration.
På baggrund af besøg fra Rigsrevisionen var der i 2005 øget fokus på kravene til revisionen af arbejdsløshedskassernes administration af SVU. Disse krav fokuserede blandt andet på minimumskravene for udformningen af revisionsprotokollater.
I 2005 var der 8 arbejdsløshedskasser, hvor revisionen ikke fuldt ud levede op til kravene, som beskrevet i bekendtgørelse nr. 311 af 3. maj 2001 om forvaltningsrevision af de anerkendte arbejdsløshedskassers varetagelse af opgaver ved administration af statens voksenuddannelsesstøtte (SVU) (revisionsbekendtgørelsen) og bekendtgørelse nr. 1537 af 22. december 2004 om statsautoriserede og registrerede revisorers erklæringer mv. Kravene består bl.a. i at det tydeligt skal fremgå af protokollatet,
Desuden henstiller styrelsen, at beretningen om SVU sker ved, at der udarbejdes et særskilt revisionsprotokollat for administrationen af SVU.
For revisionen af a-kassernes administration i 2006 kan det konstateres, at de enkelte revisorer har forholdt sig positivt til styrelsens henvendelse i 2005. Der er således sket en markant forbedring i udarbejdelsen af revisionsprotokollaterne, herunder formkravene til afrapportering og revisors erklæring. For 2006 gælder det således, at alle revisionsprotokollater på nær én opfylder kravene beskrevet i revisionsbekendtgørelsen.
Sideløbende med ovenstående former for tilsyn, iværksætter Kontoret for Voksenuddannelsesstøtte tematiseret tilsyn. Det vil sige tilsyn, hvor styrelsen går i dybden med forskellige problemstillinger, der dukker op, specielt i forbindelse med særbehandling af ansøgninger m.v. Det kan f.eks. være sager, der ser mistænkelige ud, sager med bemærkelsesværdigt store udbetalinger eller sager med stor tidsmæssig afstand mellem uddannelsesaktivitetens afholdelse og udbetalingen af støtte.
Forskellige forhold kan begrunde, at der foretages ad hoc-tilsyn på bestemte områder. I 2006 har der været etableret et tematiseret tilsyn angående administratorernes indtastning af ansøgninger.
Hvis en ansøgning bliver indtastet senere end en måned efter modtagelsesdato bliver ansøgningen af SVU-systemet automatisk tvunget til særlig behandling i styrelsen. Styrelsen har derved mulighed for at vurdere, hvilke forhold der har været til grund for den lange sagsbehandlingstid. I de tilfælde, hvor der ikke har kunnet konstateres en saglig grund til forsinkelsen, har styrelsen taget kontakt til SVU-administratoren og indskærpet de administrative forpligtelser. Dette tematiserede tilsyn er således et supplement til den løbende driftsovervågning af manglende frigivelse af ansøgninger beskrevet tidligere. Hvor driftsovervågningen af den manglende frigivelse retter opmærksomheden på perioden mellem indtastning og selve frigivelsen af ansøgningen, retter det tematiserede tilsyn opmærksomheden på den periode, der er gået forud for, at ansøgningen overhovedet er blevet indtastet i SVU-systemet.
Samlet set må administratorernes varetagelse af administrationen af SVU betragtes som værende tilfredsstillende. Bemærkningerne til de 5 arbejdsløshedskasser er ikke af alvorlig karakter. Antallet af arbejdsløshedskasser, der har fået bemærkninger til administrationen, er på samme niveau som i 2005. Der kom med Rigsrevisions besøg i 2005 et øget fokus på kravene til revisionens afrapportering. Revisorerne har med revisionen i 2006 forholdt sig positivt til styrelsens bemærkninger i 2005, og der er sket en markant forbedring i afrapporteringen. Ultimo 2006 er der lagt en handlingsplan for en mere detaljeret tilsynsindsats på SVU-området fra 2007.
Den 1. juli 2005 overtog styrelsen det overordnede regelansvar for VEU-godtgørelse (voksen- og efteruddannelsesgodtgørelse) og befordringstilskud til arbejdsmarkedsuddannelser.
A-kasserne varetager administrationen for de forsikrede ansøgeres vedkommende, mens styrelsen administrerer ordningerne for de ansøgere, der ikke er forsikrede i en a-kasse, i samarbejde med en række bemyndigede uddannelsessteder. Styrelsens overordnede opgave er dels at vejlede uddannelsessteder og a-kasser om reglerne dels at vejlede uddannelsesstederne om administrationen.
Uddannelsesstederne træffer alle afgørelser om bevilling af VEU-godtgørelse og befordringstilskud til ansøgere, der ikke er forsikrede i en a-kasse, mens styrelsen sørger for udbetalingen.
Det er styrelsen, som fører tilsyn med uddannelsesstedernes administration, herunder tilsyn med uddannelsesstedernes afgørelser, og behandler klager over samme. Undervisningsministeriet fører tilsyn med a-kassernes administration.
Klager over afgørelser truffet af uddannelsesstederne, stiles til styrelsen og indgives til uddannelsesstedet. Klager over afgørelser truffet af styrelsen, stiles til Arbejdsmarkedets Ankenævn, og indgives til styrelsen. I 2006 er der indgivet 16 klager til behandling i styrelsen.
Fra september 2006 blev der etableret en driftsovervågning af uddannelsesstedernes registrering i VEU-systemet af kursisternes fremmøde. Denne registrering af fremmøde (eller fravær) er en forudsætning for at styrelsen kan udbetale VEU-godtgørelsen og befordringstilskud. Der er ikke i lovgivning eller bekendtgørelser en specifik deadline for, hvornår en bevilling senest skal være kommet til udbetaling. Styrelsen har anlagt den administrative procedure, at uddannelsesstederne bliver rykket, når registrering af fremmøde endnu ikke er sket 14 dage efter en uddannelsesperiode er afsluttet. Med udgangspunkt i en kontrolliste bliver uddannelsesstederne telefonisk eller skriftligt orienteret om sager, hvor der endnu ikke er registreret for fremmøde/fravær. Dette tilsyn har afdækket, at der er en række uddannelsessteder, der gentagende gange ikke får afviklet denne administrative opgave tilstrækkeligt hurtigt.
Udover tilbagemeldingen til uddannelsesstederne, har styrelsen iværksat en række tiltag, der skal skærpe uddannelsesstedernes kendskab til de administrative instrukser. Ultimo 2006 blev der nedsat en arbejdsgruppe, som har til opgave at revidere informationerne på VEU-net, der er det lukkede ekstranet, hvor styrelsen instruerer uddannelsesstederne om administrationen af ordningerne.
I driftsovervågningen på VEU-området er der områder, som også genfindes på SVU-området. Der er således driftsovervågning af store udbetalte støttebeløb. På baggrund af en kontrolliste bliver det løbende undersøgt, hvorvidt beløb over kr. 17.076,- udbetalt til enkeltpersoner og beløb over kr. 68.301,- udbetalt til virksomheder er korrekte. Ydermere er der løbende en kontrol af om flere forskellige personer/virksomheder, har fået udbetalt støtte til samme konto. Denne kontrol vil med overgangen til NemKonto for både personer og virksomheder blive udfaset.
Strategien for styrelsens videre tilsynsvirksomhed på VEU-området har fokus på hjemkaldelse af sager, udbygning af driftsovervågning, overvågning ved nøgletal og tilsynsbesøg. Disse tiltag vil løbende blive iværksat i 2007 og 2008.
Tilsynsaktiviteterne på SU-området har i 2006 været varetaget i begrænset omfang på grund af andre opgaver i forbindelse med kommunalreformen og regeringens velfærdsudspil. De afholdte aktiviteter i forhold til driftsovervågningen og tilsynsbesøg med forudgående indkaldelse af sager viser de samme tendenser som tidligere år. Tilsynsaktiviteterne på SVU er afholdt, og der er etableret driftsovervågning på VEU. For begge ordninger forventes det, at tilsynsaktiviteten udvides i 2007.
Overordnet set, finder styrelsen, at der er etableret et tilsyn, som giver et godt overblik over uddannelsesstedernes/medadministratorernes opgavevaretagelse.
[1] Støttelister: Ansøgninger, som indberettes i støtte-systemet US2000, kommer på støttelister og skal godkendes af 2 SU-medarbejdere. Dette er et krav fra Rigsrevisionen.
[2] Selvbetjeningsansøgninger: Ansøgninger, som indberettes via selvbetjeningssystemet minSU, får de bemyndigede uddannelsessteder på deres kontrollister. Ansøgningerne skal kontrolleres og udfyldes af skolen og efterfølgende opdateres.
[3] Frigivelser: Der kan ske on-line ændringer i flere ajourføringsbilleder i US2000. En anden medarbejder skal frigive ændringen, før ændringen effektueres i systemet.
[4] Det drejer sig blandt andet om organiseringen og bemandingen, arkivering, studieaktivitetskontrol herunder ”lister til kontrol af indskrivning og studieaktivitet”, ekspeditionstider og behandling af støttelister, kontrollister samt frigivelsesprocedurer
[5] Uddannelsesstedets tilsynsrapport er i høring og forventes at foreligge i sin endelig version ved udgangen af 2007. Såfremt der sker nævneværdige ændringer i den foreliggende rapport, vil de indgå i årsrapporten.